До внедрения инструментов Atlassian одна новаторская немецкая международная компания с приблизительно 125 сотрудниками, действующая в сфере материаловедения, использовала в качестве средств для коммуникации и управления проектами OneNote, Excel и электронную почту. Исполнительный директор компании быстро догадался, что такой классический подход не подходит для реализации цифровых планов в будущем. К тому же, такие условия неизбежно оказывают негативное влияние, например, на прозрачность, сотрудничество и бизнес-анализ, основанный на данных в реальном времени, а также на цифровые проекты и управление задачами. Дигитализация особенно полезна малым и средним предприятиям. В качестве примера отлично подойдет именно этот проект.
Дигитализация процессов и знаний
Примеры из конкретного проекта:
- Управление проектами в области проведения исследований: ранее они велись в OneNote, а теперь – в интегрированной системе Jira и Confluence со ссылками на внутренние базы данных. Для этого было разработано новое приложение под названием Resource Manager for Jira.
- Поддержка сотрудников с Jira Service Desk: в том числе возможность представления заявлений на командировки и обучение. Цель: постепенное преобразование в предприятие с цифровыми внутренними опорными услугами.
- Использование Jira для отслеживания разработки ПО внутри компании с помощью Bitbucket.
- Управление качеством в Confluence: включает обозначение процессов компании с помощью draw.io.
- Инструктаж по безопасности и электронное обучениепроводится при помощи Confluence, Stiltsoft App Course и Quizzes.
- Каталог контактов и сотрудников:для упорядочивания каталога контактов и сотрудников был использован Confluence с профилями пользователей Linchpin.
- Коммуникация: в качестве платформы для Интранета и базы данных используется Confluence .
Дигитализация малых и средних предприятий успешно выполнена!
Область применения и требования проекта
Четко определенные цели имеют крайне важное значение для успешного осуществления проекта. Они включают не только краткосрочные и среднесрочные цели, но и видение на длительный период. В основе успешного сотрудничества между клиентом и demicon GmbH с самого начала лежал именно этот фактор. После проведения необходимой для начала сотрудничества мастерской были организованы регулярные сеансы обратной связи с ключевыми лицами, обратная связь постоянно предоставлялась также на всех этапах процесса.
Приятно работать с компанией, которая нацелена на постоянное сотрудничество. Мы занимаемся процессами, которые затрагивают всю компанию, и несмотря на это достигаем быстрых результатов. Мы своевременно тестируем свои идеи, и все причастные к делу люди учатся многому. Очень позитивно то обстоятельство, что нет страха перед ошибками или обратной связью», – Кристоф Томас, специалист по быстрым цифровым решениям в demicon GmbH.
Видение: нет бумаги, нет забот
С самого начала было ясно, что в компании необходимо оцифровывать максимальное количество процессов, одновременно создавая планирование и сотрудничество на новой базе проектов и знаний. По первоначальным оценкам, быстро выяснилось, что такой прогрессивный подход с минимальным использованием бумаги, Excel и электронной почты, может быть оптимально реализован с помощью Jira Service Desk и Confluence.
Confluence, который использовался в качестве центральной платформы данных, должен стать основной средой для повседневной работы. Для сокращения огромного количества уведомлений и электронных писем, отправляемых в ходе совместной работы и проектной деятельности, Confluence даже не подключали к почтовому серверу для отправления уведомлений. Для повышения уровня удовлетворенности клиентов было использовано приложение Refined Theme for Confluence, обеспечивающее повышения удобства пользования и обладающее интуитивно понятной информационной архитектурой. Оно упрощает внедрение Confluence с дизайном, подходящим конкретно данной компании.
Изменения: уровень высшего управления, ключевые лица и те, кто принимает решения
Каждый направленный на изменения проект, в котором под вопрос ставится эффективность действующей структуры, связан с решением сложных задач. Часто это случается с компаниями, которые уже долго и успешно работают на рынке. Для реализации изменений и успешности проекта критическое значение имеют желание и готовность руководства к изменениям. Важный совет: заранее обозначьте, ключевые лица и привлеките их к реализации проекта.
Помните о своих сотрудниках и помогите им принять изменения
Несмотря на то, что руководство с самого начала поддерживало и продвигало проект по дигитализации, было важно, чтобы процесс внедрения новых инструментов происходил постепенно. Рекомендация: уделяйте внимание тому, чтобы в каждой ситуации принимались конкретные меры, представляющие дополнительную ценность для работников в их повседневной работе. Проекты, направленные на изменения, имеют гораздо больше шансов на успех, если используют открытое общение и нацеленный на пользователя подход.
Изменения в корпоративной культуре и процессах
Новые инструменты неизбежно оказывают влияние на сложившиеся процессы сотрудничества в компании. Перемены начинаются с совместного использования Confluence и Jira & Co и предопределяют способы ежедневного общения сотрудников друг с другом. Поэтому процесс дигитализации следует понимать, как путь, меняющий корпоративную культуру. Следует понимать, что внедрение вспомогательных средств, предназначенных для динамичного процесса работы, не сделают компанию автоматически способной к быстрому реагированию на перемены и не повысят качество сотрудничества. Гораздо вероятнее, что корпоративная культура будет становиться более открытой постепенно, как правило, ставя перед всеми участниками достаточно сложную задачу. Но если эту задачу решить правильно, то все усилия будут того стоить.
Изменение процессов кажется простым только на первый взгляд. Как только все ключевые лица окажутся вовлечёнными в процесс, в первую очередь, следует визуализировать и ясно задокументировать существующие процессы. В данном проекте это было сделано с помощью широко распространенного приложения Confluence – draw.io. При комплексном подходе, который использует demicon GmbH, были проанализированы процессы, проведены необходимые консультации, чтобы оцифровать только действительно работающие процессы.
Приложение в центре внимания: The Resource Manager for Jira
В компании данного клиента постоянно инициируют новые и инновационные исследовательские проекты – начиная с исследования материалов и до строительства оборудования, чтобы протестировать исследуемые молекулы и измерить их свойств. Такие проекты требуют определенных ресурсов (персонал, оборудование, лаборатории) и должны быть спланированы в соответствии с приоритетами задач и связей между ними. Поэтому недостаточно одних только данных о наличии людских и их временных ресурсов.
Поскольку Jira и имеющиеся надстройки Atlassian Marketplace не могли предложить подходящего решения, то было написано отдельное программное решение. Теперь новый Jira Resouce Manager позволяет планировать ресурсы, исходя из наличия материальных средств (т.е. не только времени). Другими словами, на предприятии есть ограниченное количество оборудования, которое нужно использовать в ходе различных проектов – например, электронный микроскоп или 3D-принтер. При помощи менеджера ресурсов это оборудование можно оптимально планировать для использования во всех проектах.
Руководящий комитет может утверждать все задачи исследования, а также просматривать результаты на соответствующих сводных панелях. Результат: контроль над управлением исследовательскими проектами в реальном времени и стабильное планирование.
Если Вы хотите получить дополнительную информацию о Resource Manager for Jira, свяжитесь с нами.
Что дальше? Будущее без электронной почты
Важно понимать, что процесс дигитализации – это не проект, который можно завершить за один день. Если говорить о том, как примут его сотрудники, то цифровые инструменты необходимо развивать постепенно.
В этом проекте уже запланировано дальнейшее развитие цифровых инструментов. В систему будут интегрированы также и другие программные инструменты, и продолжится развитие управления исследовательскими проектами. Приложение для управления ресурсами, разработанное demicon, также постоянно совершенствуется.
Помимо, многие другие процессы в Jira и Jira Service Desk планируется реализовать в безбумажном варианте. Ясно, что цель управления ежедневными бизнес-процессами и исследовательскими проектами без использования электронной почты не может быть достигнута в одночасье. Однако достичь этого смогут только те компании, которые запустят процесс дигитализации.
Приложения Atlassian
В процессе дигитализации можно успешно использовать такую продукцию Atlassian, как Jira, Jira Service Desk, Confluence и т.д. На практике, однако, навряд ли можно найти инструмент Atlassian, который не использовал бы ни одной надстройки Atlassian Marketplace. Эти приложения разрабатывают сторонние поставщики. Чтобы сделать правильный выбор из более 3000 частично похожих, но в то же время имеющих очень разное применение продуктах, необходимо хорошо ориентироваться в них. Являясь платиновым партнером Atlassian, у нас есть необходимый опыт, чтобы предложить клиентам оптимальное решение. Также мы являемся партнерами по сотрудничеству многих вышеупомянутых разработчиков и имеем с ними прямой контакт. Выбрать правильное приложение не всегда просто, поэтому позвольте специалистам помочь Вам в этом!