Enne Atlassiani tööriistade rakendamist kasutas ligi 125 töötajaga uuenduslik ja rahvusvahelise positsiooniga materjaliteaduse valdkonnas tegutsev Saksa ettevõte kommunikatsiooni ja projektijuhtimise vahenditena OneNote’i, Excelit ja e-posti. Firma tegevjuht taipas varakult, et see üpris klassikaline lähenemine ei sobi ettevõtte digitaalsete tulevikuplaanidega. Pealegi on selliselt tegutsedes näiteks läbipaistvus, koostöö, reaalaja-andmetele tuginev ärianalüüs ning digitaalsete projektide ja ülesannete juhtimine paratamatult negatiivselt mõjutatud. Digitaliseerimisest on eriti kasu väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele. Selle näiteks sobib väga hästi just see projekt.
Protsesside ja teadmiste digitaliseerimine
Näiteid konkreetsest projektist
- Uuringute läbiviimise projektijuhtimine: varem tehti seda OneNote’is, ent nüüd integreeritud Jira ja Confluence’i süsteemis koos linkidega sisemistesse andmebaasidesse. Selleks töötati välja uus rakendus nimega Resource Manager for Jira.
- Töötajate abistamine Jira Service Deskiga: sealhulgas komandeeringutaotluste ja koolitusavalduste esitamise võimalus. Eesmärk: järkjärguline muutumine digitaalsete sisemiste tugiteenustega ettevõtteks.
- Jira kasutamine ettevõttesisese tarkvaraarenduse jälgimiseks Bitbucketi abil.
- Kvaliteedijuhtimine Confluence’is: hõlmab äriprotsesside kaardistamist draw.io abil.
- Ohutuskoolitusi ja e-õpettehakse Confluence’i, Stiltsoft App Course’i ja Quizzesi abil.
- Kontaktide ja töötajate kataloog:kontaktide ja töötajate kataloogi korrastamiseks on kasutatud Confluence’i koos Linchpini kasutajaprofiilidega.
- Kommunikatsioon: intraneti ja teadmiste platvormina on rakendatud Confluence’i.
Väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete digitaliseerimine on edukalt täide viidud!
Projekti skoop ja nõuded
Selgesti määratletud eesmärgid on eduka projekti jaoks hädavajalikud. See ei hõlma vaid lühikese ja keskmise perspektiiviga eesmärke, vaid ka pikaajalisemat visiooni. Edukas koostöö kliendi ja demicon GmbH vahel tugines sellele vundamendile algusest peale. Pärast koostöö alustamiseks vajaliku töötoa läbiviimist korraldati regulaarseid tagasisideseansse koos võtmeisikutega ning tagasisidet anti ka pidevalt protsessi kõigis etappides.
On värskendav teha koostööd ettevõttega, mis tahab iteratiivselt töötada. Tegeleme kogu ettevõtet mõjutavate protsessidega, ent sellest olenemata saavutame kiireid tulemusi. Testime ideed õigel ajal läbi ja kõik asjaosalised õpivad sellest palju. On väga positiivne, et eksimusi ja tagasisidet ei kardeta. – Christoph Thomas, demicon GmbH kiirete digilahenduste spetsialist
Visioon: pole paberit, pole muret
Algusest peale oli selge, et ettevõttes tuleb digitaliseerida nii palju protsesse kui võimalik, rajades seejuures planeerimine ja koostöö uuele projekti- ja teadmusbaasile. Esialgse hinnangu põhjal sai kiiresti selgeks, et taoline edumeelne lähenemine, kus kasutatakse nii vähe paberit, Excelit ja e posti kui võimalik, on optimaalselt saavutatav Jira Service Deski ja Confluence’i abil.
Confluence, mida kasutati keskse teadmiste platvormina, peaks toimima ka igapäevatöös juhtiva keskkonnana. Koostöö ja projektide käigus tohutul arvul saadetud teavituste ja e-kirjade arvu vähendamiseks ei ühendatud Confluence’i teavituste saatmiseks isegi meiliserverisse. Rahulolu parandamiseks optimaalse kasutajakogemuse ja lihtsasti tajutava infoarhitektuuri abil kasutati rakendust Refined Theme for Confluence. See lihtsustab Confluence’i kasutuselevõttu just ettevõttele sobivaima kujundusega.
Muudatus: juhttasand, võtmeisikud ja otsustajad
Iga muutuste projektiga, mille raames seatakse küsimuse alla kehtivad struktuurid, on alati seotud väljakutsed. Sageli juhtub seda ettevõtetes, mis on turul juba pikka aega edukalt tegutsenud. Muudatuste elluviimiseks ja projekti edu saavutamiseks on kriitilise tähtsusega juhtkonna soov ning valmidus muutusteks. Oluline nõuanne: kaardistage võtmeisikud varakult ja kaasake nad projekti elluviimisesse.
Keskenduge töötajatele ja aidake neil muudatusi omaks võtta
Olenemata sellest, et juhtkond toetas ja „reklaamis“ digitaliseerimisprojekti algusest peale aktiivselt, oli tähtis rakendada uusi tööriistu siiski samm-sammult. Soovitus: pöörake tähelepanu sellele, et igas olukorras võetaks tarvitusele konkreetsed meetmed, mis töötajatele nende igapäevatöös lisandväärtust pakuvad. Muutusi kaasatoovad projektid on suurema tõenäosusega edukad, kui kasutatakse avatud suhtlust ja kasutajakeskset lähenemist.
Ettevõtte kultuuri ja protsesside muutus
Uued tööriistad muudavad paratamatult ka ettevõtte koostöölaadi. See algab Confluence’i, Jira & Co kooskasutamisest ja määrab viisi, kuidas töötajad üksteisega iga päev suhtlevad. Seepärast peab digitaalset üleminekut mõistma kui ettevõtte kultuuri muutvat teekonda. Tuleb aru saada, et agiilse ja koostööl põhineva töö jaoks mõeldud abivahendite kasutuselevõtt ei muuda ettevõtet automaatselt agiilseks ega paranda ka automaatselt koostöö kvaliteeti. Pigem toimub ettevõtte kultuuri muutumine avatumaks samm-sammult, esitades kõigile osalistele enamasti tõelise väljakutse. Kui see väljakutse aga õigesti lahendada, on pingutused seda igati väärt.
Protsesside muutmine on ainult pealtnäha lihtne. Kui kõik võtmeisikud on juba pardale saadud, oleks esmalt hea olemasolevad protsessid visualiseerida ja selgelt dokumenteerida. Selles projektis tehti seda laialtlevinud Confluence’i rakenduse draw.io abil. Demicon GmbH tervikliku lähenemise raames analüüsiti protsesse ja pakuti vajalikku konsultatsiooni, et digitaliseerida vaid tõeliselt „elusˮ olevaid protsesse.
Rakendus rambivalguses: The Resource Manager for Jira
Kõnealuse kliendi ettevõttes algatatakse pidevalt uusi ja innovatiivseid uurimisprojekte – alates materjaliuuringutest kuni seadmete ehitamiseni, et uuritud molekule testida ja nende omadusi mõõta. Taolised projektid nõuavad kindlaid ressursse (personali, seadmeid, laboreid) ja neid tuleb lähtuvalt ülesannete prioriteetsusest ja omavahelisest sõltuvusest planeerida. Seega ei piisa üksnes sellest, kui on olemas ülevaade inimeste või nende vaba aja kohta.
Kuna Jira ja olemasolevad Atlassiani Marketplace’i lisandmoodulid ei pakkunud sobivat lahendust, programmeeriti eraldiseisev tarkvaralaiendus. Nüüd võimaldab uus Jira Resource Manager teha ressursiplaneerimist ka materiaalsetele vahenditele (seega mitte ainult ajale) tuginedes. Teisisõnu on ettevõttel piiratud arv seadmeid, mida on tarvis mitme projekti jaoks – näiteks elektronmikroskoop või 3D-printer. Ressursihalduriga saab neid seadmeid planeerida optimaalseks kasutamiseks kõigis projektides.
Juhtkomitee saab kõik uuringu ülesanded kinnitada ja tulemused üle vaadata vastavatel koondpaneelidel. Tulemus: uurimisprojektide juhtimise kontrollimine reaalajas ja jätkusuutlik planeerimine.
Kui soovite lisateavet rakenduse Resource Manager for Jira kohta, võtke meiega ühendust.
Mis järgmiseks? Tulevik ilma e-postita
Oluline on aru saada, et digitaalne üleminek pole projekt, mis valmiks ühe päevaga. Töötajate vastuvõtlikkust jälgides on digitaalsete tööriistade järkjärguline arendamine väga vajalik.
Selles projektis on digitööriistade edasine arendamine juba kavas. Ka muud tarkvaralised tööriistad integreeritakse süsteemi ja uurimisprojektide juhtimist arendatakse edasi. Demiconi välja töötatud ressursihalduse rakendust arendatakse samuti pidevalt edasi.
Lisaks ootavad paljud teised protsessid Jiras ja Jira Service Deskis alles paberivabu lahendusi. On selge, et eesmärki viia igapäevaseid äriprotsesse, uurimisprojekte ja projektijuhtimist ellu ilma e-posti kasutamata, ei saa saavutada üleöö. Selleni jõuavad aga siiski lõpuks ainult need ettevõtted, kes digitaalse ülemineku projektiga pihta hakkavad.
Atlassiani rakendused töös
Digitaalse muutuse protsessis saab edukalt kasutada Atlassiani tooteid nagu Jira, Jira Service Desk, Confluence jne. Praktikas ei leidu aga ilmselt Atlassiani tööriista, milles poleks kasutusel ühtegi Atlassiani Marketplace’i laiendust. Neid rakendusi arendavad kolmandad osapooled. Üle 3000 osaliselt sarnase, samas väga erineva rakenduse seas tuleb õige valiku tegemiseks hästi orienteeruda. Atlassiani plaatina-tasandi partnerina on meil klientidele parimate lahenduste väljapakkumiseks vajalik kogemus olemas. Lisaks oleme paljude mainitud arendajate koostööpartnerid ja meil on nendega otsekontakt. Õige rakenduse valimine ei pruugi olla alati lihtne, nii et lubage spetsialistidel endale nõu anda!