Demiconi abiga muutis enam kui 10 000 töötajaga rahvusvaheliste finantsteenuste pakkuja oma olemasoleva intraneti kõigest mõne kuuga mitmeotstarbeliseks ja koostööle orienteeritud töökeskkonnaks.
Probleem – mitteühilduvad tööplatvormid
Rahvusvahelise kontserni erinevad intranetid piirasid ettevõttesiseseid koostöövõimalusi. Lisaks ei olnud lihtne ülesanne korraldada erinevate osakondade ja kontorite rohkem kui 10 000 töötaja koostööd. Seega tuli leida toimiv lahendus.
Eesmärk – kujundada tuleviku koostööd
Potentsiaalne lahendus pidi edasi andma nii kliendi väärtusi ja ettevõtte kultuuri kui ka selle digitaliseerimise strateegiat. Seega hõlmas projekt olemasolevate siseplatvormide (Confluence ja ettevõtte enda eraldiseisev intranet) ühendamist, et pakkuda ühtset ja interaktiivset koostööplatvormi ettevõtte kõigile töötajatele.
Samal ajal kui klient arendas oma Confluence’i platvormi, oli ta ka uue lahenduse suhtes positiivselt meelestatud – see on niivõrd suure ettevõtte puhul muljetavaldav. Koostöö mängib ärikultuuris ja edu tagamisel olulist rolli.
Alates Confluence’i kasutuselevõtust 2013. aastal oli kogunenud suur hulk andmeid: oli loodud sadu töökeskkondi erinevatele meeskondadele ja projektidele ning kirjutatud tuhandeid blogiartikleid. Kuna tegemist oli keeruka töökeskkonnaga, mis hõlmas enam kui 10 000 töötajat üle maailma, osutus suurimaks väljakutseks ühise toimiva struktuuri ja navigeerimissüsteemi väljatöötamine. Mida rohkem koguneb sisu ja teadmisi, mida platvormil jagatakse või muudetakse, seda vajalikumaks muutub paindlik ja lihtsasti mõistetav infoarhitektuur.
Lahendus – üleminek lihtsalt sisevõrgult interaktiivsele töökeskkonnale
Selleks, et parandada teadmushaldust ja suurendada seeläbi koostöö tõhusust, otsustas demicon lahenduse kasuks, mis põhineb Atlassiani Confluence’il ja RefinedTheme’il (RefinedWiki lisandmoodul).
„Confluence on geniaalne ja kasutusvalmis lahendus, aga et see toimiks ka ettevõtte tasandil hästi, peab üht-teist veel tegema – eriti kui eesmärk on võtta kasutusele kergesti omaksvõetav tööriist. RefinedTheme on digitaalses töökeskkonnas kasutamiseks väga mugav ja lihtne ning pakub ka suurepäraseid eeldusi parema infoarhitektuuri loomiseks.ˮ – Lars Bachmann, Confluence’i vanemjuhtivkonsultant
Ideaalse digitaalse töökeskkonna loomiseks juhinduti uue koostööplatvormi loomisel ettevõtte wikist ja intranetist. demicon teadis varasemast kogemusest, et mitme erineva sisevõrgu ümberkujundamine üheks interaktiivseks digitaalseks töökeskkonnaks on suur väljakutse. Lahendusena kombineeriti demiconi ekspertteadmised, RefinedTheme’i tooted jm lisandmoodulid:
- Refined Theme for Confluence
- Refined Toolkit for Confluence
- Scroll PDF Exporter
- Team Calendars for Confluence
- Questions for Confluence
- User Profiles for Confluence
- Enterprise News Bundle
Kohandatud makrod
Mõnel juhul ei vastanud nende lisandmoodulite võimekus aga ettevõtte vajadustele. Koostöölahenduse täiustamiseks töötati välja mitu kohandatud makrot, sh ajatatud uudiste-telegraaf, mis kuvab IT-teavitusi valitud Confluence’i keele järgi, ja kategooriaotsingu makro. Sellega tagatakse kategoorialehel lihtne ja kergesti hoomatav otsingufunktsioon, mis vaatab reaalajas läbi kõik erinevad projektikeskkonnad.
Ettevõtte erikujundus
Lahendus eeldas ka ettevõttepõhist disaini, mis oli Confluence’i standardkujundusest väga erinev. Lihtsad disainielemendid, näiteks värviskeemid, logod, CSS-i stiilitabelid ning päise ja jaluse sisu, on hõlpsasti tsentraalselt hallatavad. Nn mittetehniline kasutaja saab nende kujunduse muutmisega ise kergesti hakkama.
Tulemus – väga tõhus tarkvaraline koostöölahendus
Töö tulemusena sündis väga tõhus Confluence’il ja RefinedTheme’il põhinev tarkvaraline koostööplatvorm, millega pakutakse asjakohast tuge kliendi enam kui 10 000 töötajale kõikjal maailmas.
„Kõige võti on kommunikatsioon!ˮ – Astuge oma töökeskkonna digitaliseerimiseks järgmine samm. Kujundage Atlassiani tööriistade abil enda digitaalne töökeskkond: võtke koostööplatvormi aluseks Confluence ja Jira ning lisandmoodulid keskkonna individuaalseks kohandamiseks.