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Die Digitalisierung von Wissen und Prozessen

Vor der Implementierung der Atlassian-Tools nutzte ein auf dem Gebiet der Materialwissenschaften tätiges, innovatives und global aufgestelltes deutsches Unternehmen mit fast 125 Mitarbeitern OneNote, Excel, E-Mail-Kommunikation und Projektsteuerung. Der COO des Unternehmens erkannte frühzeitig, dass eine klassische Herangehensweise nicht zur digitalen Zukunft des Unternehmens passt. Zudem werden bei einer derartigen Arbeitsweisez Transparenz, Zusammenarbeit und auf Echtzeitdaten beruhende Geschäftsanalyse die Nutzung digitaler Projekte und das Aufgabenmanagement unweigerlich negativ beeinflusst. Digitalisierung ist insbesondere für KMU in vielerlei Hinsicht profitabel. Als Beispiel eignet sich sehr gut der folgende Fall:

Digitalisierung von Prozessen und Wissen

Beispiele aus einem konkreten Projekt:

  • Forschungsprojektmanagement: Dies wurde bisher in OneNote durchgeführt, wird aber nunmehr in einem integrierten System mit Jira und Confluence mit Anbindung an interne Datenbanken durchgeführt. Zu diesem Zweck wurde eine neue App entwickelt, der so genannte Resource Manager für Jira
  • Mitarbeiterbetreuung mit dem Jira Service Desk: Unter anderem als Darstellungsmöglichkeit für Geschäftsreiseapplikationen und Trainingsanfragen. Ziel: die schrittweise Transformation zu einem Unternehmen mit digitalen Unterstützungsdienstleistungen.
  • Verwendung einer JIRA-Anwendung, um die interne SW-Entwicklung über Bitbucket zu verfolgen.
  • QM in Confluence: einschließlich der Abbildung der Unternehmensprozesse mit draw.io
  • Sicherheitslektionen und eLearning werden mit dem Confluence-System und dem Stiltsoft App Kurs und Quizzes durchgeführt.
  • Kontakt- und Mitarbeiterverzeichnis: Zur Organisation von Kontakten und Mitarbeiterverzeichnissen wird Confluence mit Linchpin-Benutzerprofilen verwendet.
  • Kommunikation: Als Intranet- und Wissensplattform wird Confluence genutzt.

KMU-Digitalisierung erfolgreich abgeschlossen

Projektumfang und Anforderungen

Eine klare Definition der Ziele ist wichtig für den Erfolg eines jeden Projekts. Dazu gehören nicht nur die kurz- und mittelfristigen Ziele, sondern auch eine langfristige Vision. Auf diesem Fundament basierte von Anfang an die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und der demicon GmbH. Nach Abschluss eines erforderlichen Workshops zur Aufnahme der Zusammenarbeit gab es regelmäßige Feedbackgespräche mit den Schlüsselpersonen und es erfolgten regelmäßige Rückmeldungen in allen Phasen des Prozesses.

Es ist erfrischend, mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, das iterativ zusammenarbeiten möchte. Wir haben es mit Prozessen zu tun, die das gesamte Unternehmen betreffen, doch unabhängig davon erzielen wir schnell Ergebnisse. Wir testen unsere Ideen rechtzeitig und alle Beteiligten lernen daraus viel. Es ist sehr positiv, dass es hier keine Angst vor Fehlern oder Rückmeldungen gibt. Es stimmt wirklich, dass ganzheitlicher Fortschritt kontinuierlich weiterentwickelt werden kann. – Christoph Thomas, Digital Solution Agilist bei der demicon GmbH.

Vision: no paper, no pain

Von Anfang an war klar, dass es notwendig sein würde, so viele Prozesse wie möglich im Unternehmen zu digitalisieren und die Planung und Zusammenarbeit auf eine neue Projekt- und Wissensbasis zu stellen. Nach der Auswertung wurde schnell klar, dass dieser erfolgsorientierte Ansatz mit möglichst wenig Papier, Excel und E-Mails über den Jira Service Desk und Confluence optimal umgesetzt werden konnte.

Confluence, das als zentrale Wissensplattform genutzt wurde, sollte als führende Umgebung für die tägliche Arbeit dienen. Um die große Anzahl gesendeter Benachrichtigungen und E-Mails während der Zusammenarbeit und in den Projekten zu reduzieren, stellte Confluence nicht einmal eine Verbindung zum Mailserver für Benachrichtigungen her. Um die Kundenzufriedenheit durch optimale Benutzerfreundlichkeit und eine leicht begreifbare Informationsarchitektur zu erhöhen, wurde eine App, RefinedTheme für Confluence, eingesetzt. Dies erleichtert die Einführung von Confluence gerade mit einem für das Unternehmen am besten geeigneten Design .

Wandel: Leitungsebene, Schlüsselpersonen und Entscheidungsträger

In jedem Veränderungsprojekt, bei dem die geltenden Strukturen in Fragen gestellt werden, gibt es stets Herausforderungen. Dies geschieht oft in Unternehmen, die seit langem erfolgreich am Markt sind. Zur Umsetzung der Veränderungen sind jedoch der Wunsch nach Veränderung und die Bereitschaft dazu auf der Leitungsebene von kritischer Bedeutung für den Erfolg. Ein wichtiger Ratschlag: Kartieren Sie die Interessenvertreter immer frühzeitig und binden Sie sie in die Umsetzung des Projekts ein.

Konzentrieren Sie sich auf die Mitarbeiter und helfen Sie Ihnen, den Wandel anzunehmen

Auch wenn das Management das Digitalisierungsprojekt von Anfang an aktiv unterstützt hatte, war es jederzeit wichtig, die neuen Tool trotzdem schrittweise einzuführen. Eine Empfehlung: Achten Sie darauf, dass in jedem Fall konkrete Maßnahmen ergriffen werden, die den Mitarbeitern einen Mehrwert für ihre tägliche Arbeit bieten. Projekte, die Veränderungen mit sich bringen, haben weitaus größere Erfolgsaussichten, wenn eine offene Kommunikation und ein benutzerorientierter Ansatz verfolgt werden.

Wandel in Unternehmenskultur und Prozessen

Neue Tools verändern zwangsläufig auch die Zusammenarbeit in einem Unternehmen. Dies beginnt bei der gemeinsamen Nutzung von Confluence mit Jira & Co und zeigt auf, wie die Mitarbeiter täglich miteinander kommunizieren. Daher ist die digitale Transformation als ein Weg anzusehen, der die Unternehmenskultur umgestaltet. Man muss begreifen, dass Werkzeuge für agiles und auf Kollaboration beruhendes Arbeiten nicht automatisch ein Unternehmen agil werden lassen oder die Zusammenarbeit verbessern. Vielmehr funktioniert der Wandel der Unternehmenskultur in Richtung auf größere Offenheit nur Schritt für Schritt und stellt alle Beteiligten vor echte Herausforderungen. Werden diese Herausforderungen aber richtig gemeistert, lohnen sich alle Anstrengungen.

Die Veränderung von Prozessen ist nur oberflächlich einfach. Sind alle Schlüsselpersonen an Bord, dann empfiehlt es sich zunächst, die bestehenden Prozesse zu visualisieren und klar zu dokumentieren. In diesem Projekt geschah dies mit der weit verbreiteten Confluence-App, draw.io. In dem ganzheitlichen Ansatz der Demicon GmbH wurden Prozesse analysiert und die nötige Beratung geboten, um nur die wirklich „lebendigen“ Prozesse zu digitalisieren.

App Spotlight: Der Ressourcenmanager für Jira

Im Unternehmen des genannten Kunden werden ständig neue und innovative Forschungsprojekte initiiert – von der Materialforschung über den Bau von Geräten bis hin zum Testen von untersuchten Molekülen und der Messung ihrer Eigenschaften. Solche Projekte erfordern bestimmte Ressourcen (Personal, Ausrüstung, Labore) und müssen entsprechend der Priorität und der gegenseitigen Abhängigkeit von einzelnen Aufgaben vorweggenommen werden. Somit reicht es nicht aus, wenn man nur eine Übersicht über Personen und deren freie Zeit hat.

Da Jira ebenso wie die bestehenden Add-ons aus dem Atlassian Marketplace keine Lösung boten, wurde eine individuelle Erweiterung der Software programmiert. Der neue Resource Manager für die Jira-App ermöglicht nun Ressourcenplanung auch für materielle Mittel, nicht nur für Zeit durchzuführen. Mit anderen Worten: Verfügt ein Unternehmen über eine eingeschränkte Zahl von Geräten, die für verschiedene Projekte benötigt werden – beispielsweise ein Elektronenmiksroskop oder ein 3D-Drucker, dann kann der Ressourcenmanager deren Verwendung in allen Projekten optimal planen

Das Leitungskomitee kann über geeignete Dashboards alle Forschungsaufgaben genehmigen und die Ergebnisse überprüfen. Das Ergebnis: Echtzeit-Controlling und nachhaltige Planung für das Management von Forschungsprojekten.

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr über den Resource Manager für Jira erfahren möchten.

Was kommt als nächstes? Eine Zukunft ohne E-Mails

Man muss im Auge behalten, dass eine digitale Transformation kein Projekt ist, das an einem Tag abgeschlossen werden kann. Im Hinblick auf die Akzeptanz durch die Mitarbeiter ist eine schrittweise Weiterentwicklung der digitalen Werkzeuge sehr notwendig.

In diesem Projekt ist bereits der nächste Schritt in der Weiterentwicklung digitaler Werkzeuge geplant. Auch andere Softwaretools werden in das System integriert und das Management der Forschungsprojekte sollte weiterentwickelt werden. Die von Demicon entwickelte Ressourcenmanagement-App wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Darüber hinaus wartet noch eine Reihe anderer Prozesse auf ihre papierlosen Äquivalenzoptionen in Jira und dem Jira Service Desk. Es ist klar, dass das Ziel des täglichen Geschäftsprozesses, der Forschungsarbeit und des Projektmanagements ohne viel E-Mail-Verkehr nicht über Nacht erreicht werden kann. Dies können jedoch nur diejenigen Unternehmen erreichen, die den Transformationsprozess zur Digitalisierung beginnen.

Atlassian-Apps im Einsatz

Für den digitalen Transformationsprozess lassen sich Atlassian-Tools wie Jira, Jira Service Desk und Confluence usw. verwenden. In der Praxis gibt es jedoch wohl kaum ein Atlassian-Tool, bei dem nicht eine Erweiterung aus dem Atlassian Marketplace verwendet würde. Diese Apps werden von Drittanbietern entwickelt. Mit über 3000 teilweise ähnlichen und doch sehr unterschiedlichen Lösungen erfordert die richtige Auswahl eine gute Orientierung unter diesen Anwendungen. Als Atlassian Platinum Solution Partner verfügen wir über die notwendige Erfahrung, um für unsere Kunden die beste Wahl zu treffen. Darüber hinaus sind wir Partner vieler der oben genannten Hersteller und haben daher direkten Kontakt zu diesen. Die richtige Wahl der Apps muss nicht immer einfach sein, also lassen Sie sich bei dieser Auswahl besser von Experten beraten.

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