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Vom Intranet zum Arbeitsplatz der Zukunft

Mit Hilfe von Demicon baute ein internationaler Finanzdienstleister mit mehr als 10.000 Mitarbeitern, sein bestehendes Intranet innerhalb weniger Monate zu einer multifunktionalen und auf Zusammenarbeit ausgerichteten Arbeitsumgebung um.

Das Problem – uneinheitliche Arbeitsplattformen

Die unterschiedlichen internen Intranets im gesamten internationalen Konzern schränkten die innerbetriebliche Zusammenarbeit ein. Darüber hinaus war die Zusammenarbeit von mehr als 10.000 Mitarbeitern an verschiedenen Standorten und in unterschiedlichen Abteilungen keine leichte Aufgabe, so dass eine praktikable Lösung erforderlich war.

Das Ziel – die Kooperation der Zukunft gestalten

Eine potentielle Lösung, die Werte und Kultur des Kunden wie auch seine Digitalisierungsstrategie widerspiegelt. Im Rahmen des Projekts wurden daher die bestehenden internen Plattformen (Confluence und das separate, proprietäre Intranet) zu einer einheitlichen und interaktiven Kooperationsplattform für alle Mitarbeiter des Unternehmens zusammengeführt.

Bei der Entwicklung einer eigenen Confluence-Plattform war der Kunde auch in Bezug auf die neue Lösung aufgeschlossen, was für ein Unternehmen dieser Größe beeindruckend ist. Zusammenarbeit ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur und sichert den Erfolg.

Seit Beginn der Verwendung von Confluence im Jahr 2013 war eine große Menge an Daten angefallen: Hunderte von Arbeitsumgebungen für unterschiedliche Teams und Projekte waren angelegt und tausende Blogartikel verfasst worden. Als Folge des komplexen Arbeitsumfeldes, das mehr als 10.000 Mitarbeiter weltweit umfasste, bestand die größte Herausforderung darin, eine funktionierende Struktur samt Navigationssystem zu finden. Je mehr Inhalte und Wissen über eine Plattform geteilt oder verändert werden, desto wichtiger wird eine flexible und leichtverständliche Informationsarchitektur.

Die Lösung – vom einfachen Intranet zur interaktiven digitalen Arbeitsumgebung

Um die Wissensverwaltung zu verbessern und damit die Effizienz der Zusammenarbeit zu steigern, entschied sich Demicon für eine Lösung auf Basis von Atlassians Confluence und RefinedTheme, ein Add-on zum Zusatzmodul RefinedWiki.

„Confluence ist eine geniale und sofort einsatzbereite Lösung, damit sie jedoch auch auf Unternehmensebene gut funktioniert, muss noch etwas mehr geschehen – vor allem, wenn das Ziel darin besteht, eine leicht zu übernehmende Lösung einzusetzen. RefinedTheme ist zur Nutzung eines digitalen Arbeitsplatzes sehr bequem und einfach und bietet vor allem exzellente Voraussetzungen zur Schaffung einer besseren Informationsarchitektur“, so Lars Bachmann, Senior Principal Consultant bei Confluence.

Um diese ideale digitale Arbeitsumgebung zu schaffen, wurde sowohl vom Wiki des Unternehmens als auch vom Intranet ausgegangen. Demicon wusste, dass die Umstrukturierung verschiedener Intranets zu einer interaktiven digitalen Arbeitsumgebung eine große Herausforderung darstellt. Für die Lösung kombinierte man das Expertenwissen von Demicon mit den Produkten von RefinedTheme und anderen Add-ons:

  • RefinedTheme für Confluence
  • RefinedToolkit für Confluence
  • Scroll PDF Exporter
  • Teamkalender für Confluence
  • Fragen für Confluence
  • Benutzerprofile für Confluence
  • Enterprise News Bundle

Benutzerdefinierte Makros

In einigen Fällen entsprach der Umfang dieser Add-ons und Plugins jedoch nicht den Bedürfnissen des Unternehmens. Zur weiteren Verbesserung der Kooperationslösung wurden daher mehrere benutzerdefinierte Makros entwickelt, darunter ein Newsticker, der IT-Warnungen basierend auf der ausgewählten Confluence-Sprache und dem Makro Kategoriensuche anzeigt. Dies liefert eine einfache und strukturierte Suchfunktion auf der Kategorienseite, die alle unterschiedlichen Projektumgebungen in Echtzeit überprüft.

Individuelles Corporate Design

Die Lösung setzte auch ein unternehmensbasiertes Design voraus, das sich stark vom Standarddesign von Confluence unterschied. Einfache Gestaltungselemente wie beispielsweise Farbschemata, Logos, CSS-Stylesheets sowie Kopf- und Fußzeileninhalte lassen sich einfach zentral verwalten. Der sogenannte „technisch nicht versierte Nutzer“ kommt mit der Änderung dieser Gestaltung einfach zurecht.

Das Ergebnis – eine hochwirksame Software-Collaboration-Lösung

Das Ergebnis der Arbeit war eine hochwirksame, auf Confluence und RefinedTheme basierende Software-Zusammenarbeit, die mehr als 10.000 Kundenmitarbeitern weltweit einen adäquaten Support bietet.

„Kommunikation ist alles!“ Machen Sie den nächsten Schritt bei der digitalen Transformation Ihrer Arbeitsumgebung. Gestalten Sie Ihre individuelle digitale Arbeitsumgebung mit den Atlassian-Werkzeugen: Nehmen Sie Confluence als Basis für Ihre Collaboration-Plattform und JIRA sowie kundenspezifische Zusatzmodule, um Ihre Umgebung individuell zu gestalten.

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